Eigene Geschäftsmail einrichten, ohne Verzweiflung
Welcher Anbieter zu wem passt, wo die Stolperfallen liegen, und warum Gmail keine Geschäftsmail ist.
Wenn ich an die Zeit denke, als ich angefangen habe, fiel mir die E-Mail immer am schwersten ein. Webseite, ja, Domain, ok, aber Mail? Klang technisch, kompliziert, undurchsichtig. Heute, nach unzähligen Einrichtungen für Kundinnen und Kunden, ist es eine Routine. Ich erkläre Ihnen, wie Sie aus der gleichen Verzweiflung rauskommen.
Vorab: Eine Gmail-Adresse ist keine Geschäftsmail. max.mustermann@gmail.com auf Visitenkarte und Webseite wirkt heute, als ob man im Jahr 2010 stehen geblieben wäre. Eine eigene Domain (info@ihrefirma.ch) ist Pflicht, sobald Sie ernst genommen werden wollen.
Welcher Anbieter passt zu Ihnen?
Es gibt nicht den einen besten Anbieter, es gibt vier vernünftige Optionen, je nach Profil.
ProtonMail Business
Ab CHF 7.99 pro Postfach pro Monat
Wenn Sie Anwältin, Ärztin oder Treuhänderin sind, oder wenn Datenschutz für Ihre Marke zentral ist. ProtonMail sitzt in Genf, hat Ende-zu-Ende-Verschlüsselung zwischen ProtonMail-Konten und einen klar dokumentierten DSG-Standpunkt. Das Web-Interface ist solide, die Mobile Apps sehr gut.
Infomaniak Mail
Ab CHF 8 pro Postfach pro Monat
Mein Allzweck-Tipp für klassische KMU. Genf, Schweizer Daten, faires Pricing, deutschsprachiger Support, vertrautes Web-Interface, gute Spam-Filter. Wenn Sie nicht ganz sicher sind, was Sie wollen, ist Infomaniak fast immer eine sichere Wahl.
Microsoft 365
Ab CHF 7 pro Postfach pro Monat (EU-Hosting)
Wenn Sie schon mit Outlook, Teams und Office arbeiten, lohnt es sich, das Mail-Konto in dieselbe Suite zu integrieren. Kalender-Sync, geteilte Postfächer, Teams-Integration, alles aus einer Hand. EU-Hosting ist möglich, Schweizer Hosting bei Microsoft mittlerweile auch über Microsoft Cloud Switzerland.
Google Workspace
Ab CHF 6 pro Postfach pro Monat
Günstig, das Gmail-Interface das alle kennen, sehr ausgereifte Filter und Suche. Aber: Daten liegen auf US-Servern. Für Anwälte, Ärzte und regulierte Branchen ein Ausschluss-Kriterium. Für Startups und Tech-Teams oft die pragmatische Wahl.
Die typischen Stolperfallen
Vier Sachen, die in fast jeder Einrichtung übersehen werden:
1. DKIM nicht aktiviert
Bei den meisten Anbietern müssen Sie DKIM explizit aktivieren. Ohne DKIM landen Mails an Gmail-Adressen oft im Spam. Im Backend ein Klick, dann einen TXT-Record kopieren.
2. Alte MX-Records nicht gelöscht
Wenn Sie von einem anderen Provider wechseln, vergessen viele, die alten MX-Records zu entfernen. Das führt dazu, dass ein Teil der Mails noch zum alten Anbieter geht.
3. Aliasse vergessen
info@, support@, billing@, kontakt@ sind alles Aliasse, die auf eine reale Person zeigen können. Hilft enorm, dass Mails nicht verloren gehen, wenn jemand aus dem Team wechselt.
4. Mobile Einrichtung nachgelagert
Die Web-Einrichtung ist nicht die Smartphone-Einrichtung. iOS und Android brauchen je eigene Schritte, optional native Anbieter-Apps. Wenn Sie das nicht gleich miterledigen, machen Sie es nie.
Setup ohne Verzweiflung
Wenn Sie das nicht selbst machen wollen, übernehmen wir das. Setup-Basic ab CHF 340 (bis 5 Postfächer), Pro ab CHF 840 mit Migration alter Mails.
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