Mails kommen nicht an? Eine ehrliche Anleitung
Was die wirklichen Ursachen sind, was Sie selbst prüfen können und wann Sie sich Hilfe holen sollten.
Wenn eine Kundin am Telefon sagt «ich habe Ihnen vor zwei Wochen eine Mail geschickt und nie eine Antwort bekommen», dann ist das ein schlechter Tag. Nicht weil Sie unprofessionell waren. Sondern weil die Mail nie bei Ihnen ankam. Und Sie hatten keine Ahnung.
Das passiert öfter, als man denkt. Praktisch jedes KMU, das ich kennenlerne, hat dieses Problem mindestens einmal. Ich schreibe diesen Artikel, weil ich gemerkt habe: Die meisten Anleitungen im Netz erklären zwar, was technisch passiert, aber niemand sagt einem ehrlich, was man selbst tun kann und ab wann man besser jemanden ruft.
Also los. Ohne Schnörkel.
Was passiert da eigentlich?
Wenn jemand Ihnen eine Mail schickt, fragt sein Mail-Server bei DNS-Servern nach: «Wo läuft die Mail-Annahme für ihrefirma.ch?» Der DNS-Server antwortet mit einem sogenannten MX-Record. Etwa: «Schick es an mail.protonmail.ch.»
Bevor die Mail aber wirklich angenommen wird, prüft der empfangende Server noch ein paar Sachen. Vor allem drei: SPF, DKIM und DMARC. Falls da etwas nicht passt, gibt es zwei mögliche Reaktionen. Mail wird abgelehnt (das ist ein Bounce, Sie kriegen eine Fehlermeldung), oder Mail wird angenommen, aber in den Spam-Ordner verschoben. Sie merken davon nichts. Der Absender auch nicht. Nur der Empfänger merkt, dass nie eine Mail kam.
Das ist die häufigste Variante. Die unsichtbare. Niemand kriegt eine Fehlermeldung, alle denken, alles sei gut. Bis irgendwann jemand am Telefon nachfragt.
In zehn Minuten selbst nachsehen
Bevor Sie jemanden rufen, machen Sie diese drei Tests. Sie brauchen keinerlei technisches Vorwissen.
1. Der mail-tester.com Score
Gehen Sie auf mail-tester.com. Die Seite zeigt Ihnen eine zufällige E-Mail-Adresse. Schicken Sie dort eine ganz normale Mail hin (mit Ihrem üblichen Mail-Programm, von Ihrer Geschäftsadresse). Klicken Sie dann auf «Then check your score». Sie kriegen einen Score von 0 bis 10. Alles unter 8 ist ein Problem. Alles unter 6 ist ein dringendes Problem. Der Bericht zeigt genau, was fehlt: SPF, DKIM, DMARC, irgendetwas mit Inhalt, eine Blacklist.
2. MXToolbox
Gehen Sie auf mxtoolbox.com, geben Sie Ihre Domain ein und drücken Sie «MX Lookup». Sie sehen, welche Mail-Server für Ihre Domain konfiguriert sind. Ist dort ein alter Anbieter drin, den Sie längst gewechselt haben? Dann haben wir Ihr Problem gefunden. Klicken Sie zusätzlich auf «Blacklist Check». Wenn da rote Einträge sind, steht Ihre IP auf einer Reputation-Liste.
3. Der Test mit echten Empfängern
Schicken Sie eine identische Test-Mail an drei Adressen: an eine Gmail-Adresse (vielleicht haben Sie eine private), an eine Outlook- oder Hotmail-Adresse, und an eine Schweizer Adresse (Bluewin, Hispeed, Sunrise). Schauen Sie in jeden Posteingang. Wenn die Mail nur bei einem der drei im Spam landet, wissen Sie, bei welchem Provider Sie ein Problem haben.
Die häufigsten Übeltäter
Aus den letzten Jahren, wo ich Schweizer KMU bei genau diesem Problem geholfen habe, kommen 80 Prozent der Fälle aus einer der folgenden vier Ursachen.
SPF zeigt auf den alten Provider
Klassiker nach einem Mail-Provider-Wechsel. Sie sind zu ProtonMail gewechselt, der SPF-Record zeigt aber noch auf Bluewin. Gmail prüft das und denkt: «Diese Mail kommt von einem nicht erlaubten Server.» Spam-Ordner.
DKIM fehlt komplett
Bei vielen Webhosting-Mail-Paketen ist DKIM standardmässig nicht eingerichtet. Sie müssen es selbst aktivieren. Gmail markiert seit 2024 jede Mail ohne DKIM als verdächtig. Bei Bulk-Sendungen (Newsletter, Bestellbestätigungen) landen die Mails fast immer im Spam.
DMARC steht auf p=none
Viele haben DMARC nur eingerichtet, weil ihnen jemand sagte, sie sollten. Steht aber p=none, macht es faktisch gar nichts. Schlimmer noch: über die Jahre nutzen Phisher Ihre Domain für gefälschte Mails, ohne dass jemand reagiert. Ihre Reputation leidet, Sie merken nichts.
Blacklist-Eintrag
Passiert besonders bei Shared-Mail-Hosting. Jemand auf demselben Server hat Spam verschickt, die ganze IP wurde auf eine Blacklist (oft Spamhaus) gesetzt. Sie als unschuldiger Mitbenutzer kriegen auch keine Mails mehr durch. Glücklicherweise sind Delistings meist in 24 bis 72 Stunden machbar, sobald die Ursache beseitigt ist.
Wann Sie es selbst hinkriegen, wann besser nicht
Ich finde, man sollte zuerst probieren, ob man selbst weiterkommt. Das spart Geld und Sie lernen Ihr Setup besser kennen. Aber es gibt Grenzen.
Das schaffen Sie selbst
- • Den mail-tester.com Score prüfen und den Bericht lesen.
- • Bei Ihrem DNS-Anbieter (z.B. Hostpoint, cyon, Infomaniak) den SPF-Eintrag ergänzen oder korrigieren.
- • In Ihrem Mail-Provider-Backend DKIM aktivieren (meist ein Klick, dann einen TXT-Record ins DNS kopieren).
- • Einen einfachen DMARC-Record mit p=quarantine setzen.
Da besser jemanden rufen
- • Die Mails kommen weiterhin nicht an, obwohl alle Tools grün zeigen.
- • Sie stehen auf einer Blacklist und der Delisting-Prozess ist zu komplex.
- • Sie verstehen die mail-tester.com-Diagnose nicht.
- • Sie sollten gleich auf einen besseren Mail-Provider wechseln, wissen aber nicht, wie.
- • Sie haben gar keine Zeit, sich damit zu beschäftigen, das verstehe ich auch.
Häufige Probleme bei Schweizer Anbietern
Bei Infomaniak Mail sehe ich oft, dass nach einem Plan-Wechsel der DKIM-Schlüssel nicht migriert wurde. Lösung: im Infomaniak-Manager unter Mail-Hosting die Domain-Verifizierung erneut durchlaufen. Bei Hostpoint ist es typisch, dass der Spam-Filter zu aggressiv ist und auch eigene Mails ausfiltert; hier hilft eine sauberere DMARC-Policy und das Whitelisting Ihrer Domain. Bluewin ist besonders streng bei Mails von Gmail und Outlook; hier kann nur eine professionelle Mail-Konfiguration mit korrekter Authentifizierung helfen.
Wenn Sie Hilfe brauchen
Ich schaue Ihr Setup an und liefere innerhalb von 1 bis 2 Werktagen einen vollständigen Diagnose-Bericht mit konkretem Massnahmen-Plan. Pauschal CHF 170, bei Beauftragung kostenlos angerechnet.