E-Mails kommen nicht an?
Ihre Kunden sagen, sie hätten nie eine Mail bekommen? Rechnungen werden nicht beantwortet? Bestellbestätigungen verschwinden? Wir diagnostizieren, warum Ihre Mails nicht zugestellt werden oder im Spam landen, und beheben die Ursache. In den meisten Fällen sind es DNS-Einstellungen, die in 1 bis 2 Stunden korrigiert sind.
- Vollständige SPF-, DKIM- und DMARC-Diagnose
- Blacklist-Check (Spamhaus, Barracuda, SORBS, +100 weitere)
- Reputation Ihrer Sende-IP und Domain
- Konkreter Massnahmen-Plan mit Aufwand-Schätzung
Die häufigsten Ursachen
Sechs Probleme, die in 95 Prozent der Fälle hinter nicht-zugestellten Mails stecken.
SPF fehlt oder ist falsch
Ohne SPF-Record sagt Ihre Domain niemandem, welche Server für sie senden dürfen. Gmail und Outlook stufen das automatisch als verdächtig ein. Häufiger Fehler: SPF-Record vorhanden, aber listet nicht den tatsächlichen Sende-Server.
DKIM-Signatur fehlt
Ohne DKIM kann der Empfänger nicht beweisen, dass die Mail wirklich von Ihnen kommt. Gmail markiert solche Mails seit 2024 standardmässig als unsicher. Bei Bulk-Sendern (Newsletter, Bestellbestätigungen) führt das fast immer zum Spam-Ordner.
DMARC ohne Policy
Ein DMARC-Record mit p=none macht nichts. Ohne quarantine oder reject werden gefälschte Mails von Ihrer Domain weiterhin zugestellt, was Ihre Reputation langfristig zerstört. Wichtig: erst monitor, dann schrittweise verschärfen.
Blacklist-Eintrag
Ihre Sende-IP ist auf Spamhaus, Barracuda oder einer anderen Reputation-Liste gelandet, meist nach einem kompromittierten Postfach oder unsauberem Newsletter-Versand. Bis zum Delisting werden 30 bis 80 Prozent Ihrer Mails abgelehnt.
Schlechte Reputation
Auch ohne Blacklist kann Ihre Sende-IP eine schlechte Reputation haben, etwa durch geringe Engagement-Rate, viele Bounces oder Spam-Beschwerden. Gmail Postmaster Tools und SNDS zeigen das, viele KMU prüfen es nie.
MX-Records falsch
Ihre Domain zeigt auf einen Mail-Server, der nicht mehr existiert, oder die Prioritäten sind falsch gesetzt. Häufig nach einem Provider-Wechsel oder einem unsauberen DNS-Update. Ergebnis: ankommende Mails landen nirgendwo oder bouncen.
Selbst-Diagnose in 5 Minuten
Diese Tests können Sie selbst durchführen, bevor Sie uns kontaktieren. So wissen wir gleich, wo wir ansetzen.
mail-tester.com
Schicken Sie eine leere Test-Mail an die auf mail-tester.com angezeigte Adresse. Sie bekommen einen Score von 0 bis 10. Score unter 8: handeln. Detaillierter Bericht zu SPF, DKIM, DMARC, Blacklists und Inhaltsanalyse.
MXToolbox SuperTool
Geben Sie auf mxtoolbox.com Ihre Domain ein. Zeigt MX-Records, SPF, DMARC und Blacklist-Status auf einen Blick. Rot oder gelb? Da liegt das Problem. DKIM müssen Sie pro Selector separat prüfen.
Gmail Postmaster Tools
Für Domains, die viele Mails an Gmail-Adressen senden: kostenlos auf postmaster.google.com Ihre Domain verifizieren. Zeigt Spam-Rate, Authentifizierungs-Rate und IP-Reputation. Spam-Rate über 0.1 Prozent ist kritisch.
Echte Test-Empfänger
Schicken Sie eine Mail an mehrere Adressen: eine bei Gmail, eine bei Outlook/Hotmail, eine bei einem Schweizer Provider (Bluewin, Sunrise, Hispeed). Wenn eine davon im Spam landet, wissen Sie wo das Problem ist.
Header-Analyse
Bei einer empfangenen Mail die vollständigen Header anzeigen lassen. Suchen Sie nach "Authentication-Results". Steht dort "spf=fail", "dkim=fail" oder "dmarc=fail"? Das ist die Diagnose. Wir brauchen idealerweise zwei dieser Headers (eine zugestellte, eine als Spam markierte).
So helfen wir
Strukturierte Diagnose und Behebung, mit klarem Festpreis statt Stundenlohn.
Erstdiagnose (CHF 170)
Innerhalb von 1 bis 2 Werktagen: kompletter Bericht zu SPF, DKIM, DMARC, MX, Blacklists und Sende-Reputation. Mit konkretem Massnahmen-Plan und Aufwand-Schätzung. Kostenlos bei Beauftragung.
Behebung Standard (ab CHF 340)
SPF, DKIM und DMARC korrekt aufsetzen, MX-Records korrigieren, Sende-Konfiguration optimieren. Typischer Aufwand: 2 bis 4 Stunden. Effekt sofort messbar.
Komplexe Fälle (CHF 560 bis 2'100)
Blacklist-Delisting, Migration zu neuem Mail-Provider, Aufbau einer dedizierten Sende-IP-Reputation für Bulk-Mails, Forensik bei kompromittierten Postfächern.
Provider-spezifische Probleme bei Schweizer Hostern
Infomaniak Mail: Häufiges Problem ist ein nicht migrierter DKIM-Schlüssel nach Plan-Wechsel oder eine SPF-Konfiguration, die alte und neue Sende-Server gleichzeitig listet. Wir korrigieren das innerhalb einer Stunde. Bei Postfach-Voll-Problemen klären wir Speicher-Optionen und Auto-Archivierung.
Hostpoint Mail: Die Hostpoint-Spam-Filter sind aggressiv, was bei eigenen Sende-Konfigurationen zu False-Positives führen kann. Lösung ist meist eine sauberere DMARC-Policy und ein dediziertes DKIM-Schlüssel-Setup. Bei Webhosting-Paketen muss zusätzlich der Mail-Versand-Limit beachtet werden.
Swisscom Mail (bluewin.ch): Bluewin-Empfänger sind berüchtigt für strenge Filter. Mails von Gmail-, Outlook-Konten ohne korrektes DMARC landen oft im Spam. Bei eigener Domain hilft eine DMARC-Policy mit p=quarantine plus Bluewin-Postmaster-Anfrage bei wiederholten Problemen.
cyon Mail: Verlässlich, gelegentlich Probleme mit Greylisting, was zu Verzögerungen von 5 bis 15 Minuten bei der ersten Mail eines Senders führt. Das ist normal und kein Defekt, lässt sich aber bei wichtigen Sendern via Whitelist beheben.
Verwandte Themen
Setup, DNS und Infrastruktur, die das Problem ein für alle Mal lösen.
Bereit, die Mail-Probleme zu beenden?
Schicken Sie uns Ihre Domain, wir liefern innerhalb von 1 bis 2 Werktagen einen vollständigen Diagnose-Bericht. Pauschal CHF 170, bei Beauftragung kostenlos angerechnet.
Diagnose anfordernHäufige Fragen zu Mail-Problemen
Warum kommen meine E-Mails nicht an?
In 80 Prozent der Fälle fehlende oder falsche SPF-, DKIM- oder DMARC-Einträge. Andere häufige Ursachen: schlechte Reputation der Sende-IP, Blacklist-Einträge (Spamhaus, Barracuda), falsch konfigurierte MX-Records oder ein Mail-Server, der unverschlüsselt zustellt.
Warum landen meine Mails im Spam-Ordner?
Häufig: fehlende DKIM-Signatur, SPF erlaubt zu viele Sende-IPs ohne -all, Inhalte mit typischen Spam-Mustern oder eine Sende-IP auf einer Blacklist. Wir diagnostizieren mit mail-tester.com, MXToolbox und DMARC-Reports und beheben die Ursache.
Was sind SPF, DKIM und DMARC?
Drei DNS-Einträge: SPF listet erlaubte Sende-Server, DKIM signiert ausgehende Mails kryptografisch, DMARC sagt empfangenden Servern, was sie tun sollen, wenn SPF oder DKIM scheitern (none, quarantine, reject).
Wie prüfe ich, ob meine Mail-Konfiguration stimmt?
mail-tester.com (Score 0-10), MXToolbox (DNS-Lookup), Google Postmaster Tools (Spam-Rate, Authentifizierung), Microsoft SNDS (Outlook-Zustellung). Score unter 8 oder Mails im Gmail-Spam: handeln.
Meine Domain steht auf einer Blacklist, was tun?
Erst auf welcher Liste (MXToolbox prüft ~100). Dann Delisting-Antrag: Spamhaus, Barracuda und SORBS haben strukturierte Prozesse, meist 24 bis 72 Stunden. Vorher die Ursache beseitigen (kompromittiertes Postfach, infizierter Server). Wir übernehmen Antrag und Behebung.
Wann sollte ich den Mail-Provider wechseln?
Wenn der Provider keine SPF/DKIM/DMARC-Unterstützung bietet, das Interface veraltet ist, Spam-Filter unzuverlässig sind oder Mails verloren gehen. Auch bei dauerhaft schlechten Zustellraten trotz korrekter Konfiguration. Empfehlung für CH KMU: ProtonMail Business oder Infomaniak Mail.
Was kostet die Diagnose und Behebung?
Erstdiagnose mit Bericht: pauschal CHF 170 (kostenlos bei Beauftragung). Standard-Behebung ab CHF 340. Komplexe Fälle (Provider-Migration, Blacklist-Delisting, dedizierte Sende-IP) CHF 560 bis CHF 2'100.
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